25 Go saturés sur votre boîte @avocat.be : ce qu'on archive, ce qu'on garde

Une boîte @avocat.be pleine cesse de recevoir sans prévenir l'expéditeur. Ce qui occupe les 25 Go, quoi archiver, et ce qu'il faut garder.

2026-10-06 — Équipe VoxNow — 8 min de lecture

Le jour où une boîte mail atteint son quota, elle ne prévient pas votre correspondant de manière compréhensible. Elle refuse le message, et l'expéditeur reçoit un rapport d'erreur technique que beaucoup ne lisent pas. Si ce correspondant est un confrère qui communique des pièces, ou un greffe, le problème cesse d'être un problème d'informatique.

La boîte @avocat.be est dimensionnée à 25 Go, avec une limite de 50 Mo par message envoyé. Pour du texte, c'est immense. Pour dix ans de dossiers avec pièces jointes, ça se remplit.

D'abord, vérifier que c'est bien le quota

Avant toute chose, connectez-vous au webmail avocat.contactoffice.com et regardez l'indicateur d'occupation. Deux raisons à cela.

La première : si vous êtes ici parce qu'un message vous a annoncé que votre boîte était pleine, ce message est peut-être faux. L'alerte de saturation est un des appâts de phishing les plus utilisés contre la profession, précisément parce qu'elle est plausible. La seule information fiable est celle que vous lisez après vous être connecté vous-même.

La seconde : une boîte qui ne reçoit plus n'est pas forcément pleine. Une règle mal écrite qui déplace tout vers un dossier, une redirection cassée ou un filtre anti-spam trop zélé produisent exactement le même symptôme apparent.

Ce qui occupe réellement la place

Trier par taille décroissante, et non par date, est le seul geste qui compte. La distribution est presque toujours la même dans un cabinet :

Les pièces jointes de quelques gros dossiers. Un dossier de dommage corporel avec expertises médicales scannées, un dossier de construction avec plans et photos, un pénal avec l'inventaire de pièces : quelques dizaines de dossiers peuvent représenter la moitié de la boîte.

Les scans envoyés à pleine résolution. Un même courrier de trois pages pèse 80 Ko en PDF texte et 12 Mo en scan couleur 600 dpi. Les cabinets qui numérisent leur courrier entrant accumulent ainsi des gigaoctets d'images de documents qu'ils possèdent en papier.

Les fils internes avec pièces répétées. Un échange en dix réponses où chacun conserve la pièce jointe stocke dix fois le même fichier.

Le dossier des envoyés. Souvent aussi lourd que la réception, et presque jamais inspecté. C'est le premier endroit où chercher.

La méthode, dans l'ordre

Videz d'abord la corbeille et les indésirables. Ces dossiers comptent dans le quota, et personne ne les regarde. Le gain est parfois de plusieurs gigaoctets pour trente secondes de travail.

Traitez les vingt plus gros messages. Vingt, pas deux cents. Sur une boîte saturée, ces vingt messages représentent souvent assez d'espace pour redevenir fonctionnel immédiatement. Pour chacun : enregistrez les pièces jointes dans le dossier du client, sur le système de gestion du cabinet, puis supprimez le message ou retirez-en les pièces.

Sortez les dossiers clôturés. Un dossier terminé et archivé n'a rien à faire dans une boîte de réception active. Sa place est dans le système de gestion, avec le reste du dossier.

Ensuite seulement, réfléchissez à la structure. Réorganiser une arborescence sur une boîte pleine est le meilleur moyen de perdre une journée sans gagner un octet.

Ce qu'il ne faut surtout pas supprimer

La règle est simple : la boîte mail n'est pas le lieu de conservation, elle en est le vestibule. Ce qui doit être conservé doit l'être ailleurs, dans le dossier, avant d'être retiré de la boîte.

Ce qui, en pratique, ne doit jamais disparaître sans avoir été versé au dossier :

• toute correspondance avec un client, qui documente le conseil donné et la date à laquelle il l'a été ;
• la correspondance avec les confrères, particulièrement ce qui touche aux délais et aux communications de pièces ;
• les échanges avec les juridictions et les greffes ;
• tout ce qui porte une date opposable.

Et ce qui peut partir sans état d'âme : notifications automatiques, newsletters, confirmations de rendez-vous passés, accusés de lecture, doublons de fils internes.

Le critère n'est pas l'âge du message, c'est sa fonction probatoire.

Empêcher que ça recommence

Vider une boîte est un après-midi. La maintenir vide est une habitude, et c'est la partie qui échoue.

Décidez d'un point de sortie. Chaque pièce jointe qui compte a une destination dans le système de gestion du cabinet. Tant que la boîte est le seul endroit où vit un document, elle continuera de grossir.

Demandez des liens plutôt que des pièces pour les gros volumes. Un confrère qui envoie 40 Mo de photos peut transmettre un lien de partage. La limite de 50 Mo par message rend d'ailleurs la question inévitable au-delà d'un certain volume.

Traitez les envoyés comme la réception. Même règle, même fréquence.

Regardez le quota une fois par trimestre. Trente secondes. C'est ce qui évite de découvrir le problème un jour d'audience.

Questions fréquentes

Peut-on augmenter les 25 Go ?

Les formules disponibles et leur capacité sont décrites sur la page d'AVOCATS.BE. Pour toute question d'abonnement ou de facturation, l'interlocuteur est ContactOffice ; pour le support technique, le Service Desk d'AVOCATS.BE (servicedesk@avocats.be, 02 588 88 22).

Archiver dans Outlook libère-t-il de la place sur le serveur ?

Cela dépend de la manœuvre. Déplacer un message vers un fichier d'archive local le retire du serveur et libère bien de l'espace — mais il n'est alors plus accessible depuis le webmail ni depuis vos autres appareils, et il n'est sauvegardé que par vos soins. Sur un dossier sensible, c'est un choix, pas un détail.

Mes correspondants sont-ils prévenus quand la boîte est pleine ?

Ils reçoivent un rapport de non-remise. Rien ne garantit qu'ils le comprennent, et rien ne garantit qu'ils réessaient.

Supprimer un mail supprime-t-il ses pièces jointes ?

Oui, elles sont dans le message. D'où l'importance de les avoir versées au dossier avant.

Le système, présenté à 150 avocats belges

Une boîte qu'on vide une fois se remplit à nouveau. Ce qui change durablement la trajectoire, c'est que chaque message arrive déjà rangé — et que ce qui doit sortir de la boîte en sorte au moment où il arrive, pas trois ans plus tard.

En juin 2026, nous avons présenté ce dispositif au cours d'un webinaire réunissant 150 avocats belges. Des confrères qui l'utilisent au quotidien y expliquent ce qui a changé concrètement dans leur boîte de réception, et ce qui n'a pas changé du tout.